Política de Tratamiento de la Información

Lex Norma Group S.A.S.

1. Identificación del responsable

Las solicitudes relacionadas con datos personales se atienden por el Oficial de Protección de Datos de LexNorma, a través del correo indicado arriba.

2. Objeto y alcance

Esta política establece los criterios, procedimientos y garantías que Lex Norma Group S.A.S. (en adelante, «LexNorma») aplica al tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, usa, circula o suprime.

Aplica a todo el tratamiento que realiza LexNorma, con independencia del canal por el que se recolecte el dato: este sitio web, el correo electrónico, la contratación de servicios, la plataforma LexNorma, los procesos de selección y vinculación de personal, y la relación con proveedores.

Aplica a todas las personas que tratan datos personales por cuenta de LexNorma: socios, empleados, contratistas y encargados.

3. Definiciones

Se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015:

• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación — origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, incluida su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Aviso de privacidad: la comunicación verbal o escrita dirigida al titular, con la información sobre la existencia de esta política y las finalidades del tratamiento.
• Transferencia: el envío de datos a un receptor que actúa como responsable en el exterior.
• Transmisión: el envío de datos a un encargado en el exterior, que los trata por cuenta de LexNorma.

4. Principios que rigen el tratamiento

LexNorma aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad. El tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la ley.
• Finalidad. El tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al titular.
• Libertad. El tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad. La información es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos o que induzcan a error.
• Transparencia. El titular puede obtener en cualquier momento información sobre los datos suyos que existan.
• Acceso y circulación restringida. Los datos solo pueden ser tratados por personas autorizadas o por el propio titular, y no están disponibles en medios de divulgación masiva salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
• Seguridad. Se adoptan las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad. Todas las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a guardar reserva, incluso después de terminada su relación con LexNorma.

5. Datos que tratamos y finalidades

LexNorma trata datos personales de distintos grupos de titulares, con las finalidades que se indican. No se tratan datos para finalidades distintas de las declaradas aquí, ni se enriquecen con información obtenida de fuentes externas.

5.1 Clientes y prospectos

Datos: nombre y apellidos, cargo, empresa, correo electrónico corporativo, teléfono y la información que el titular decida incluir voluntariamente en sus comunicaciones.

Finalidades:

1. Atender y responder las solicitudes realizadas a través del sitio web o de cualquier otro canal.
2. Contactar al titular para coordinar reuniones y demostraciones del producto.
3. Elaborar y presentar propuestas comerciales.
4. Celebrar y ejecutar contratos de consultoría y de licenciamiento de la plataforma.
5. Facturar y gestionar el cobro de los servicios.
6. Enviar comunicaciones sobre novedades normativas y servicios, únicamente con autorización previa y con mecanismo de exclusión disponible en cada envío.

5.2 Usuarios de la plataforma LexNorma

Datos: nombre, correo electrónico, cargo, empresa a la que pertenecen y datos de la cuenta de usuario.

Finalidades: administrar las cuentas de usuario, habilitar el acceso al servicio contratado, prestar soporte técnico y garantizar la seguridad de la plataforma.

5.3 Personal, candidatos y contratistas

Datos: los necesarios para los procesos de selección, vinculación, nómina, seguridad social y cumplimiento de las obligaciones laborales.

Finalidades: adelantar procesos de selección; ejecutar el contrato laboral o de prestación de servicios; cumplir las obligaciones laborales, de seguridad social y tributarias; y gestionar la seguridad y salud en el trabajo.

5.4 Proveedores

Datos: datos de contacto y los necesarios para la contratación, la facturación y el pago.

Finalidades: gestionar la relación contractual y cumplir las obligaciones legales y contables.

5.5 Visitantes del sitio web

Datos: los que el visitante suministra voluntariamente en el formulario de contacto — nombre y apellido, empresa, cargo, correo electrónico, teléfono y el texto libre que decida incluir.

Finalidades: las descritas en el numeral 5.1.

6. Datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes

6.1 Datos sensibles

LexNorma no solicita datos sensibles a través de este sitio web, y el titular no debe incluirlos en los campos de texto libre del formulario — en particular, información relativa a su salud, a incapacidades, a exámenes médicos o a diagnósticos.

Cuando por razones legales sea necesario tratar datos sensibles —típicamente en el marco de la relación laboral—, LexNorma:

• Solicita autorización explícita del titular.
• Le informa expresamente que no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Le informa cuáles de los datos solicitados son sensibles y con qué finalidad se tratarán.
• No condiciona ninguna actividad, trámite o servicio a que el titular entregue datos sensibles.

6.2 Datos de niñas, niños y adolescentes

LexNorma no dirige sus servicios ni este sitio web a menores de edad y no recolecta deliberadamente sus datos. Cuando excepcionalmente deba tratarlos, lo hará atendiendo al interés superior del menor, respetando sus derechos fundamentales y con la autorización del representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación.

7. Autorización del titular

7.1 Cómo se obtiene

La autorización se obtiene de manera previa, expresa e informada, por medios que permiten su consulta posterior. En el sitio web se obtiene mediante una casilla de verificación que no viene marcada por defecto y sin la cual el formulario no puede enviarse.

De cada autorización se conserva registro de la fecha, la hora y el texto exacto que el titular aceptó, como prueba de su otorgamiento.

7.2 Casos en que no se requiere

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; o datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

7.3 Revocatoria

El titular puede revocar la autorización en cualquier momento, escribiendo al correo de protección de datos. La revocatoria puede ser total o parcial —respecto de finalidades específicas, como el envío de comunicaciones comerciales—.

La revocatoria no procede cuando exista un deber legal o contractual que obligue a LexNorma a conservar los datos. En ese caso se le informa al titular el fundamento y el plazo restante de conservación.

8. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LexNorma. Este derecho puede ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante LexNorma.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos los puede ejercer el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.

9. Deberes de LexNorma

LexNorma, en su condición de responsable, se obliga a:

• Garantizar al titular el ejercicio pleno y efectivo del hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información y rectificar los datos cuando sea del caso.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos de esta política.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Procedimientos de consulta y reclamo

Canal único: lexnorma@lexnorma.com

Para facilitar el trámite, indique en su mensaje: su nombre completo, su documento de identificación, el derecho que desea ejercer, los hechos que lo motivan y una dirección de contacto.

10.1 Consultas — artículo 14 de la Ley 1581 de 2012

El titular, sus causahabientes, su representante o apoderado pueden consultar los datos personales que LexNorma trate sobre él.

• Plazo de respuesta: máximo diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo.
• Cuando no sea posible atenderla dentro de ese término, se informa al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

10.2 Reclamos — artículo 15 de la Ley 1581 de 2012

Procede cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta un presunto incumplimiento de los deberes de LexNorma.

• Reclamo incompleto: se requiere al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información, se entiende que ha desistido.
• Reclamo completo: se incluye en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un término máximo de dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantiene hasta que el reclamo sea decidido.
• Plazo de respuesta: máximo quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese término, se informan los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

10.3 Requisito de procedibilidad

El titular solo puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LexNorma (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

11. Alcance real de la supresión

Parte de los registros internos de LexNorma se conserva en sistemas de control de versiones cuyo diseño preserva el historial de cambios. Sobre ese sustrato, la supresión tiene el siguiente alcance:

• La supresión elimina el dato de la versión vigente dentro del plazo de respuesta al reclamo, y reescribe el historial cuando el dato estaba en él. Esto lo ejecuta y lo verifica LexNorma por sí misma.
• La eliminación definitiva de las copias residuales del historial requiere un trámite ante el proveedor del sistema y no está bajo el control exclusivo de LexNorma. Hasta que el proveedor confirme la recolección, puede subsistir una copia que no aparece en la navegación ordinaria y que solo sería recuperable por quien tenga acceso autorizado a ese repositorio y conozca el identificador interno del registro.
• LexNorma inicia ese trámite dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la ejecución de la supresión, lo declara en la respuesta al titular con la fecha de inicio, y le comunica la confirmación del proveedor dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a recibirla.
• Si el proveedor no confirma la recolección, LexNorma evalúa la recreación del repositorio como medida de último recurso, y comunica al titular la decisión y su fundamento.

12. LexNorma como encargado del tratamiento

Las empresas que contratan la plataforma LexNorma cargan en ella información que puede incluir datos personales de sus propios empleados, clientes o terceros.

Sobre esos datos, el responsable del tratamiento es la empresa cliente, y LexNorma actúa como encargado. En esa condición, LexNorma:

• Trata los datos únicamente para operar el servicio contratado y conforme a las instrucciones del responsable.
• Opera bajo contrato de transmisión o cláusulas contractuales equivalentes.
• Aplica las medidas de seguridad descritas en la sección 14.
• Reporta al responsable, sin dilación indebida, cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos.
• Devuelve o suprime los datos a la terminación del servicio, según lo pactado.
• No utiliza esos datos para finalidades propias, ni los cede a terceros distintos de los encargados necesarios para prestar el servicio.

13. Transferencias y transmisiones internacionales

Cuando la prestación de un servicio tecnológico implique que datos personales sean tratados fuera de Colombia, LexNorma evaluará previamente si la operación corresponde a una transferencia o a una transmisión internacional y aplicará los requisitos previstos por la normativa colombiana.

13.1 Encargados tecnológicos

LexNorma podrá apoyarse en encargados tecnológicos para servicios como infraestructura de nube, alojamiento de aplicaciones y bases de datos, correo electrónico, soporte, seguridad e inteligencia artificial. Cada proveedor podrá tratar únicamente los datos necesarios para prestar el servicio contratado y de acuerdo con las instrucciones de LexNorma o del responsable correspondiente.

13.2 Garantías aplicables

Cuando el receptor actúe como encargado, la relación se sustentará en un contrato de transmisión de datos o instrumento equivalente que establezca el alcance y las finalidades del tratamiento, las obligaciones de seguridad y confidencialidad y las condiciones de devolución o supresión de la información.

Antes de incorporar un proveedor que implique tratamiento internacional, LexNorma verificará y documentará la base legal, el país de tratamiento y las medidas apropiadas para proteger los derechos de los titulares.

14. Medidas de seguridad

LexNorma adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo, para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre ellas:

• Control de accesos bajo el principio de mínimo privilegio, con autenticación de los usuarios y revisión periódica de los permisos otorgados.
• Cifrado de la información en tránsito y en reposo.
• Segregación lógica de la información de cada empresa cliente en la plataforma.
• Registro de auditoría de las acciones realizadas sobre la información.
• Respaldos periódicos y procedimientos de recuperación probados.
• Acuerdos de confidencialidad con todo el personal y con los contratistas, vigentes incluso después de terminada la relación.
• Capacitación del personal en protección de datos y seguridad de la información.
• Gestión de proveedores, con evaluación previa y obligaciones contractuales de seguridad.

15. Conservación de la información

Los datos personales se conservan mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y mientras lo exijan los plazos legales aplicables. Cumplidos ambos, se suprimen o se anonimizan.

16. Cookies y tecnologías de seguimiento

Este sitio web no utiliza cookies de analítica, de publicidad ni de seguimiento, ni píxeles de redes sociales, ni herramientas de medición de terceros.

Únicamente pueden emplearse cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento técnico del sitio, que no identifican al visitante ni construyen perfiles sobre él.

No se elaboran perfiles ni se toman decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre los visitantes de este sitio.

17. Incidentes de seguridad

Ante cualquier incidente que afecte la seguridad de los datos personales, LexNorma:

1. Contiene el incidente y evalúa su alcance y su impacto sobre los titulares.
2. Informa a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información, en los términos y por los canales que la autoridad tenga dispuestos.
3. Informa a los titulares afectados cuando el incidente pueda representar un riesgo para sus derechos, indicando qué ocurrió, qué datos se vieron involucrados y qué medidas se adoptaron.
4. Informa al responsable del tratamiento sin dilación indebida cuando el incidente afecte datos sobre los que LexNorma actúa como encargado.
5. Documenta el incidente y las medidas correctivas adoptadas.

18. Registro Nacional de Bases de Datos

LexNorma no se encuentra obligada a registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). El ámbito del registro, definido por el Decreto 090 de 2018, se determina por un umbral de activos totales superiores a 100.000 UVT para sociedades y entidades sin ánimo de lucro, y LexNorma se encuentra por debajo de ese umbral.

Esta determinación no es permanente. Se re-evalúa al cierre de cada ejercicio contra los activos totales del periodo y el valor de la UVT vigente, y ante cualquier modificación del Decreto 090 de 2018 o del ámbito fijado por la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

19. Vigencia y modificaciones

Esta política fue creada y rige a partir del 1 de julio de 2026. Permanece vigente mientras LexNorma trate datos personales.

LexNorma puede modificarla en cualquier momento, en particular ante cambios normativos o modificaciones en las finalidades del tratamiento. Toda modificación sustancial se comunicará a los titulares por un medio idóneo antes de su entrada en vigencia, y la versión actualizada estará siempre disponible en esta misma dirección, con su número de versión y su fecha.

Las bases de datos administradas por LexNorma tienen vigencia indefinida, mientras se mantengan las finalidades que justifican su tratamiento y los plazos legales de conservación.

20. Marco normativo

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley 1581 de 2012 — Régimen general de protección de datos personales.
• Ley 1266 de 2008 — Hábeas data financiero, en lo pertinente.
• Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581 (contenido mínimo de la política, aviso de privacidad, transferencias y transmisiones).
• Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
• Decreto 090 de 2018 — Ámbito del Registro Nacional de Bases de Datos.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, Título V.